【燕园财税】财务人必学的二十六个PPT演示技巧

　　根据我20多年的财务从业经验，大多数财务人员只知道低头干活，不惜加班加点，可是你的忙死忙活对企业来说有什么意义呢？对此老板或总经理总是一脸茫然。因为我们一不会向上级主动汇报、沟通工作情况；二不会用PPT来展现自己的工作成果和所创造的价值，WORD形式的长篇大论早已让上级昏昏欲睡。不知道财务同行有没有这样的同感：自我感觉你的分析丝丝入扣，你的结论切中时弊，你的建议非常可行，但是老板或总经理总是不以为然。因为你的分析形式抓不住上级的注意力，你的汇报方式缺乏说服力和影响力。建议财务同行，必须抓住工作汇报会、财务分析会等难得的表现机会，善用PPT表达观点，说服别人，展现自我，赢得大家对你的信赖和尊重。以下26点是我在PPT操作和演示上的经验总结，算是满满的干货吧，呵呵。

　　1、PPT不能复杂成一个讲稿（切忌WORD搬家），也不能简单为一个提纲（多用简单完整句）；

　　2、?PPT讲究简洁统一：

　　尽可能少的颜色、尽可能少的字体、尽可能少的动画、风格一致的模板或背景。乔布斯认为幻灯片信息越精简，越能加深观众印象，要求“浓缩”、“简约”！

　　3、?在幻灯片浏览视图下，可以快速调整幻灯片的显示顺序，以及进行复制、粘贴等操作。

　　4、W：放映模式下白屏；

　　B：放映模式下黑屏；

　　CTRL+P：放映模式下笔记批注；

　　CTRL+E：放映模式下笔记擦除；

　　F5：从第一张幻灯片开始放映；

　　SHIFT+F5：从当前幻灯片开始放映。

　　5、使用图片常见问题：

　　变形失真；风格不一；主题无关；信息多余。网页中的图片一般有链接，建议先保存到电脑，然后再插入到课件。一般一张幻灯片使用一张图片、对应一行文字说明。“一张关键图，一行关键字”（每一页只说一个观点，且信息量适中）

　　6、嵌入字体：

　　为了保证课件在其他电脑上也可以正常播放，如果你使用了特殊字体，可以利用文件另存为对话框中的工具设置保存选项（选部分嵌入）。还可以设置密码，可以保存为PDF格式。另外，建议段落行距选择1.2或1.3，系统默认间隔为0.5。

　　7、乔布斯跨时代的做法：

　　演讲→播放幻灯片→黑屏，继续演讲……（学会使用黑屏B）

　　自问自答：手写笔呢？“没有”谁想要手写笔呢“谁都不想！”

　　8、事先准备好恰当的措辞：

　　所谓令人记忆深刻的言辞，并非都是能够即兴发挥的，非常有必要事前准备好这些一鸣惊人的言辞或笑料（没有人会拒绝快乐，想办法嵌入快乐元素）。

　　9、反复强调重点：

　　对重点内容可以通过数字、单词、短句进行强调，至少反复三次，以加深听众的印象。“数据显示，iPOD的出库台数已达3000万。要知道，是3000万台IPOD!”（另外可体会曾仕强的转换词语说同一个意思的做法，“正在增加，正在拓展“）

　　10、开场30秒至关重要！

　　演示开始的前30秒对于演示者来说有着举足轻重的作用，它能够左右听众对整场演讲或会议的评价，并且决定了整个会场的气氛和展现的效果。因此，一定要把火力集中在开场前30秒！

　　乔布斯：今天清晨，我将为大家展示一些十分惊人的东西。这是一句极富吸引力的开场白，所有听众立即对后续演讲充满期待。（吊足胃口）

　　类似的还有：

　　今天有某个东西在空中弥漫着！今天是一个我翘首企盼了两年半的日子！今天我给大家带来了一个大礼，大家猜猜是什么？（先处理心情，再处理事情！）

　　11、要点三部曲：

　　开始的时候将要点压缩成三条；然后就各要点进行详细说明；最后再整体概要。目的是加深听众记忆，让他们难以忘怀。要练就一句话总结的功夫。

　　12、数字过细影响理解：

　　很多人会把图表制作得太过细化，在一种幻灯片中插入大量数据，让人看后觉得“这到底是什么图表啊！”“那些细小的数据，根本就看不清。”

　　?

　　谨记“一目了然、便于理解、关键数据”这一要点。

　　13、PPT四目标准：

　　过目不忘、赏心悦目、一目了然、耳目一新。

　　14、安全配色原则：

　　白底黑字；灰底白字；黑底白字；蓝底白字。

　　15、切记：

　　你提供的信息量越大，听众记住的信息量就越少。

　　如果字太大，没有人会抱怨；如果字太小，所有人都抱怨。

　　避免过多使用动画，动画设计不宜太慢，以免打乱节奏、分散听众注意力。

　　不用或少用宋体、艺术字。

　　16、人人都爱看图片！

　　?

　　抓住眼球最有效方法就是找一张合适的配图。（一句话一张图）

　　建议在充分理解文字内容的基础上，配上相关的图片，不要与主题无关；建议平时搜集、建立自己的图片库。（一张好图胜过千言万语）

　　17、排版秘籍----黄金分割：

　　左右或上下两部分内容，采用1：0.618比值最符合审美要求。

　　18、图片去背：

　　双击图片，在工具栏中的“重新着色”里选择“设置透明色”，再用鼠标单击照片白色背景，便可去掉后面的背景。（照片裁剪也是同样道理）

　　19、演讲其实就是做好两件事：

　　一是身体练表演----真诚、真实地在台上表演和演绎你的内心，你真实的内心；?

　　二是嘴巴讲故事----把你要传递的每个观点用故事、案例等富有情感地包装起来。（会后听众记住的就是那些精彩的故事以及故事留给他们的思考与启发）

　　20、为PPT添加公司LOGO：

　　执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。

　　21、改变链接文字的默认颜色：

　　如果对文字做了超链接设置，会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与背景色很不协调，想更改吗？可以点击“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”的“编辑配色方案…”。在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。

　　22、防止被修改：

　　文件另存为时，在powerpoint中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。

　　23、密技真言：

　　尽量用1种字体，最好不要超过3种

　　PPT的灵魂----逻辑！（会用思维导图）

　　PPT的恶心----错别字等于苍蝇

　　3色原则：不要超过3种色系

　　能用图，不用表；能用表，不用字（少大图；最后检查错别字和逻辑性）

　　24、雷人主标题：

　　一个精妙的标题能迅速抓住听众的眼球，让你的PPT熠熠生辉。具有震撼力的标题能起到一鸣惊人的作用。为了把信息快速送达听众，还需要在主标题外加一个副标题来捅破这层窗户纸，要求副标题明确清楚、一目了然。（抓住眼球的同时捅破窗户纸）

　　画龙点睛之笔，要求：简单、准确、利益、眼球，目的是得到关注、便于传播。

　　25、核心内容：

　　每一张PPT只说一个观点，并且信息量要适中。然后就是在每一张PPT上各个要素一定要一致，包括：字体、字号、颜色的一致；页边距的一致；提示符一致；语言风格一致。一致才会和谐，不至于给人东拼西凑的感觉。

　　26、如何更改PPT备注栏里字体的大小？

　　选中备注栏里需要更改字体的内容，按住Ctrl键，滑动鼠标中间滑轮即可随意调整备注栏里的字体大小。

　　作者介绍：钱力（燕园财税研究院研究员），中国“财师汇”联合创始人，原吉利汽车财务总监。财税实务派专家，讲师。

　　——财税咨询